I- ELEKTRONİK VERİ İBRAZ SİSTEMİ (e-VİZ) NEDİR?
Elektronik Veri İbraz Sistemi, genel olarak elektronik defterler ve belgeler ile diğer elektronik ortamda üretilen dokümanların Vergi Müfettişleri tarafından incelenmesi için elektronik ortamda sunulmasını sağlayan bir sistemdir. Mükellefler için çeşitli avantajlar ve kolaylıklar sunan bu sistem, Elektronik Veri İbraz Sistemi (e-Viz) Mükellef Kullanım Kılavuzu’nda detaylı bir şekilde açıklanmıştır.
Bu sistem, mükelleflere aşağıdaki avantajları sağlamaktadır:
• Kanuni yetkililer tarafından Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından elektronik ortamda tutulmasına izin verilen elektronik defterler, belgeler ve diğer dosyaların incelemeye ibraz edilmesi imkanı.
• İnceleme sürecinin doğasıyla uyumlu olarak, tüm belgelerin, bilgilerin ve dokümanların, mükelleflerin ticari faaliyetlerini kesintiye uğratmadan elektronik ortamda yasal süreler içinde 7 gün 24 saat boyunca incelemeye sunulma imkanı.
• Özellikle grup veya holding şirketlerinde sıkça karşılaşılan durumları içeren vergi incelemeleri için tek bir portal üzerinden ibraz işlemlerini yönetme ve takip etme imkanı.
• İnceleme konusuyla ilgili olarak, e-mail yoluyla paylaşılan bilgilerden farklı olarak, tüm belge, bilgi ve dokümanların ibraz sürecinin aşamalarını takip etme imkanı.
• İncelemenin doğasıyla uyumlu olarak, belge, bilgi ve dokümanların boyut sınırlaması olmaksızın incelemeye sunulma imkanı.
• Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından mükelleflerin ücretsiz olarak kullanımına sunulan HMBZİP Uygulaması doğrultusunda, belgeleri sıkıştırıp tek dosya halinde Elektronik Veri İbraz Sistemi (e-Viz) aracılığıyla incelemeye sunma imkanı.
• Elektronik Veri İbraz Sistemi (e-Viz) kullanılarak paylaşılan her bir dosya için dosya değişmezlik bilgisi (SHA256) oluşturarak incelemeye sunma imkanı.
• Güvenli elektronik imza (e-İmza) kullanılarak üretilen ibraz belgesi ile veri ibraz işlemini yasal olarak belgeleme imkanı.
ELEKTRONİK VERİ İBRAZ SİSTEMİ (e-VİZ) ZORUNLU MU?
14.10.2021 tarihli ve 7338 sayılı Vergi Usul Kanunu İle Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un 24. maddesi, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 242. maddesinde önemli değişikliklere neden olmuştur . Daha önceki haliyle, Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın elektronik ortamda defter, belge ve kayıtları düzenleme, kaydetme, iletim, muhafaza ve ibraz etme konusundaki yetkisi bulunmasına rağmen, elektronik ortamda oluşturulan verilerin ibrazıyla ilgili herhangi bir düzenleme bulunmamaktaydı. Ancak 7338 sayılı Kanun’un 24. maddesi ile “ibraz edilmesi” ifadesi eklenerek, mükelleflerin elektronik ortamda verileri incelemeye ibraz etme yetkisi verilmiştir.
Bu değişiklik doğrultusunda, Maliye İdaresi, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 242. maddesindeki yetkisini kullanarak 28.06.2022 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanan “Vergi İncelemelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te güncellemeler ve değişiklikler yapmıştır. Yapılan değişikliklerle, elektronik ortamda tutulan verilerin yine elektronik ortamda incelemeye ibraz edilebilmesi imkanı tanınmıştır. Yönetmeliğin ilgili maddelerinde, mükelleflerin, Bakanlığın elektronik olarak tutulmasına izin verdiği defter ve belgeleri, Bakanlık tarafından oluşturulan sistemi kullanarak elektronik ortamda ibraz etmesi esas alınmıştır.
Ayrıca, yönetmeliğin bir diğer maddesinde, mükelleflerin işyeri adresi, ikametgâh adresi veya inceleme görevlisi tarafından belirlenen başka bir adres üzerinden fiziksel olarak defter ve belgeleri teslim etme hakkının yanı sıra, elektronik veri ibraz sistemi (e-VİZ) aracılığıyla yasal e-defterleri, e-belgeleri ve incelemeye yönelik diğer dokümanları da ibraz etme hakkına sahip oldukları belirtilmiştir.
Bu duruma ek olarak, yönetmeliğin 22. maddesinde, mükellefler tarafından e-VİZ aracılığıyla ibraz edilen elektronik defter ve belgelerin inceleme tamamlandıktan sonra belirli bir süre içinde sistemden silineceği belirtilmiştir.
Mükellefler için elektronik veri ibraz sistemi (e-VİZ) aracılığıyla incelemeye yasal e-defterlerini, e-belgelerini ve diğer dokümanlarını ibraz etmenin, mevcut yasal düzenlemelere uygun olarak bir zorunluluk mu yoksa seçenek mi olduğu konusunda açıklık getirmek için, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ve Vergi İncelemelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in ilgili maddelerinin yorumlanması gerekmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun “Vergi Kanunlarının Uygulanması ve İspat” başlıklı 3. maddesinin “A” bendinde, vergi kanunlarının yorumlanmasında lafız, maksat, yapısı ve diğer maddelerle olan bağlantısı göz önünde bulundurularak uygulanacağı ifade edilmektedir. Bu çerçevede, yönetmeliğin 12. maddesinin 4 numaralı bendinde yer alan “esastır” kelimesinin, bir zorunluluk ifadesi olmadığını, aksine bir seçenek hakkını içerdiğini belirlemek gerekmektedir.
Sonuç olarak, mükellefler gerekli yasal ve teknik şartları sağladıkları takdirde, mevcut yasal düzenlemeler doğrultusunda elektronik veri ibraz sistemi (e-VİZ) aracılığıyla incelemeye yasal e-defterlerini, e-belgelerini ve diğer dokümanlarını ibraz etmeyi tercih edebilecekleri sonucuna varabiliriz
ELEKTRONİK VERİ İBRAZ SİSTEMİ (E-VİZ) UYGULAMASI
Elektronik veri ibraz sisteminin (e-Viz) mükellefler tarafından nasıl uygulanacağını anlamak için, vergi inceleme sürecinin genel aşamalarını bilmemiz önemlidir. Vergi incelemesinin pratikteki aşamalarını özetlemek gerekirse; öncelikle inceleme başlatılan mükellefe “incelemeye başlama bildirimi” yazısı ile bilgi verilir. Ardından, mükelleften varsa yazılı olarak yasal defter belgeleri istenir. Mükellef, defter ve belgeleri teslim alma tutanağı ile teslim eder ve inceleme tamamlandığında defter ve belgeler iade edilir. İşte e-Viz sistemi, bu fiili vergi inceleme süreçlerini temel alarak tasarlanmış bir sistemdir.
Mükellefler için e-Viz sistemi, vergi incelemelerine yasal defterleri, belgeleri ve diğer dokümanları elektronik ortamda ibraz etme seçeneği sunan bir sistemdir. Ancak, bu sistemi kullanabilmek için bazı teknik ve yasal şartların yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu şartları aşağıda açıklıyoruz:
Vergi İncelemesine Tabi Olma ve e-Defter Mükellefi Olma:
Mükellefler, vergi incelemesine tabi olmalı ve Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın elektronik olarak tutulmasına izin verdiği defter ve belgeleri kullanarak e-Defter mükellefi olmalıdır.
Elektronik İmza Sahibi Olma:
Vergi incelemesine tabi olan mükellef, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında elektronik imza (e-İmza) sahibi olmalıdır, çünkü elektronik ortamda düzenlenen ibraz belgesinin imzalanabilmesi için e-İmza gereklidir.
Yetki ve Temsil Yetkisi:
İnceleme konusu olan mükellef bir kurumsa, temsile yetkili olduğunu gösteren imza sirküleri veya vekâletname sunmalıdır. Gerçek kişi ise kimlik bilgileri ve vekâletnamenin olması gerekmektedir. Ayrıca, imza sirküleri ve vekâletnamenin geçerli olması önemlidir.
Yukarıdaki yasal şartları sağlayan mükellefler, e-Viz sistemi aracılığıyla verilerini paylaşabilirler. Mükellefler, e-Viz sistemini kullanarak incelemeye yönelik yasal defterlerini, belgelerini ve diğer dokümanlarını ibraz etmek için aşağıdaki adımları takip ederler:
Yetkili Tanımlama:
Mükellefler, “defter belge isteme” yazısının altındaki “https://vdk.hmb.gov.tr/e-viz” internet erişim linki üzerinden “PIN” kodu ile Yetkili Tanımlama Sistemi (YTS) aracılığıyla sisteme giriş yaparlar.
Yetki Tanımlama:
Mükellefler, temsile yetkili veya vekil tayin etmiş oldukları kişileri sisteme tanıtarak yetkilendirme işlemini gerçekleştirirler. Bu aşamada kimlik ve iletişim bilgileri girilir, yetki türü seçilir.
Veri İbrazı:
Yetki tanımlama işlemi tamamlandıktan sonra, mükellefler https://vdk.hmb.gov.tr/e-viz internet adresindeki “Veri İbraz Sistemi” üzerinden incelemeye yönelik yasal defterlerini, belgelerini ve diğer dokümanlarını sisteme yüklerler.
Belge Kontrolü ve Onaylama:
Vergi Müfettişi, yüklenen belgeleri kontrol eder ve onaylar. Onaylanan belgelerin ardından elektronik ibraz belgesi oluşturulur ve mükellefe iletilir.
Bu süreç, mükellefin e-Viz sistemini kullanarak vergi incelemesine yönelik belgelerini elektronik ortamda ibraz etmesini sağlar. E-Viz sisteminin beta sürümünde olduğu ve güncellemelere açık olduğu unutulmamalıdır. Mükellefler, detaylı bilgilere “https://vdk.hmb.gov.tr/e-viz” adresindeki “e-viz kullanıcı kılavuzu”, “sıkça sorulan sorular (SSS)”, “bilgilendirme videosu” gibi kaynaklar aracılığıyla ulaşabilirler.
SONUÇ
Elektronik Veri İbraz Sistemi (e-VİZ), vergi incelemelerinde elektronik defterlerin ve belgelerin Vergi Müfettişleri tarafından incelenmesini sağlayan bir sistemdir. Mükelleflere sunduğu avantajlar arasında elektronik ortamda belge sunma imkanı, inceleme sürecinin kesintisiz elektronik ortamda yürütülmesi, grup veya holding şirketlerinin tek bir portaldan işlemleri yönetmesi gibi kolaylıklar bulunmaktadır. 7338 sayılı Kanun’un 24. maddesi ve “Vergi İncelemelerinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ile getirilen değişiklikler, mükelleflere elektronik ortamda veri ibraz etme yetkisi vermiştir.
Sonuç olarak, mükellefler gerekli yasal ve teknik şartları sağladıkları sürece, e-VİZ aracılığıyla incelemeye yasal e-defterlerini, e-belgelerini ve diğer dokümanlarını ibraz etme seçeneğine sahiptirler. Elektronik İmza, yetki ve temsil yetkisi gibi belirli şartların karşılanması, mükelleflerin bu sistemi kullanabilmesi için önemli kriterlerdir. Bu süreç, Vergi Müfettişleri ile işbirliği içinde elektronik ortamda veri ibrazını sağlamaktadır.