İçerik Başlıkları
Anonim Şirketlerde Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısı
Anonim şirketler, belirli bir sermayeye sahip olup, paylara bölünmüş olan ve borçlarından sadece mal varlığı ile sorumlu olan tüzel kişiliklerdir. Bu şirketler, yönetim kurulu tarafından temsil edilip yönetilirler. Yönetim kurulu, kanun ve ana sözleşme kapsamında genel kurulun yetkisinde olmayan tüm iş ve işlemleri gerçekleştirme yetkisine sahiptir. Bu yetki, kurulun toplantı ve karar alma yeter sayıları doğrultusunda düzenlediği toplantılarla kullanılır. Yönetim kurulu toplantıları fiziksel olarak yapılabileceği gibi elektronik ortamda da gerçekleştirilebilir. Elektronik ortamda toplantı yapma imkanı, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesinde düzenlenmiş olup, bu yasanın yürürlüğe girmesi ile birlikte 29.08.2012 tarih ve 28396 sayılı Resmi Gazete’de “Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ” ve “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” yayımlanmıştır.
Elektronik Genel Kurul Sisteminin Faydaları
Elektronik genel kurul sistemi, şirketler ve yönetim kurulu üyeleri için önemli avantajlar sunar. Halka açık anonim şirketler ve diğer anonim şirketler için yönetim kurulu toplantıları hayati önem taşır. Geleneksel fiziki toplantılar, pay sahiplerinin farklı bölgelerde bulunması nedeniyle zorluklar yaratır ve maliyetli olabilir.
Elektronik yönetim kurulu toplantısı sistemi, bu zorlukları ortadan kaldırarak üyelerin toplantılara kolayca katılmalarını sağlar. Elektronik toplantının faydaları şu şekilde özetlenebilir:
- Üye Katılımının Artması: Elektronik ortamda katılım imkanı, mekana bağımlılığı ortadan kaldırır ve yöneticilerin dünyanın her yerinden toplantıya katılmalarını sağlar. Bu, yabancı yatırımcılar için büyük bir avantajdır.
- Maliyet Avantajı: Elektronik toplantı, ulaşım ve konaklama gibi masrafları ortadan kaldırarak toplantı maliyetlerini düşürür. Şirketler, kağıt ve bürokrasi masraflarından tasarruf eder.
- İşlem Kolaylığı: Elektronik toplantı, şeffaflık sağlar ve pratik raporlama imkanı sunar. Toplantı sonunda alınan kararlar hızlı ve sağlıklı bir şekilde oluşturulabilir ve geriye dönük incelemeler kolaylıkla yapılabilir.
Anonim Şirketlerde Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısı
A- Yasal Dayanak ve Tali Düzenlemeler
Anonim şirketler, ticaret siciline tescil edildiklerinde tüzel kişilik kazanırlar (TTK Md. 355/1). Şirket, tüzel kişilik olarak hareket etme yetkisini yönetim kurulu aracılığıyla kullanır. Yönetim kurulu, kanuna uygun nisaplarla gerçekleştirdiği toplantılarla temsil ve idare görevini yerine getirir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre, yönetim kurulu toplantılarının fiziki toplantılardaki nisaplara tabi olduğu belirtilmiş, elektronik ortamda yapılacak toplantılar ise ayrı bir başlık altında düzenlenmiştir (TTK Md. 390/1, 1527). Bu düzenlemeye göre, esas sözleşmede belirtilmiş olması şartıyla, yönetim kurulu toplantıları tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken katıldığı toplantılara diğer üyeler elektronik ortamda katılabilir (TTK Md. 1527/1). Bu düzenleme, özellikle yabancı sermayeli şirketlerdeki katılım sorunlarını çözmek amacıyla getirilmiştir.
B- Elektronik Yönetim Kurulu Toplantısı Şartları
Anonim şirketlerde yönetim kurulunun çalışması, geleneksel olarak toplantı çağrısı yapılması, gündem gereğince nisaplara uyulması, konuların ve önerilerin müzakere edilmesi, kararların yazılı hale getirilmesi, imzalanması ve karar defterine geçirilmesi anlamına gelir. Yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesi için belirli şartların yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu şartlar, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda genel hatlarıyla belirtilmiş olup, Tebliğ’de ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Elektronik ortamda oy kullanabilmek için öncelikle şirket esas sözleşmesinde konunun düzenlenmiş olması, şirketin bu amaca uygun bir internet sitesine sahip olması ve elektronik ortam araçlarının etkin katılımı sağlayabilecek şekilde teknik olarak uygun olduğunun ispatlanması gerekmektedir (TTK Md. 1527/1, 3). Elektronik toplantı sistemi, Tebliğ’de “sermaye şirketlerinde yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmayı, öneride bulunmayı, görüş açıklamayı ve oy vermeyi temin eden bilişim sistemi” olarak tanımlanmıştır (Tebliğ Md. 4/1-ç). Ayrıca, anonim şirketlerin elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapabilmesi için esas sözleşmede yer alması gereken metin de Tebliğ’de açıkça düzenlenmiştir (Tebliğ Md. 6). Bu düzenlemeye göre, elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapmak isteyen anonim şirketler, esas sözleşmelerinde belirtilen metne aynen yer vermeli ve sistemin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamalıdır (Tebliğ Md. 6/1, 11/1-b).
C- Çağrı ve Toplantıya Katılım
Anonim şirketlerde yönetim kurulunu genellikle başkan toplantıya çağırır; eğer başkan yoksa veya mazereti varsa bu görevi başkan vekili üstlenir (TTK Md.366/1). Çağrı yapıldıktan sonra, elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime sunulmalıdır. Toplantıya katılma hakkı olanlar, katılım taleplerini toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP hesabına göndermelidir. Şirket, bu talepleri aldıktan sonra, talepte bulunan kişinin toplantıya erişimini sağlamak için gerekli tanımlamaları yapacak ve durumu ilgili kişinin KEP hesabına bildirecektir (Tebliğ Md.9).
D- Toplantının İfası
Anonim şirket yönetim kurulu toplantısının elektronik ortamda yapılabilmesi için sistem, toplantı çağrısında belirtilen gün ve saatten bir saat önce erişime açılacaktır. Toplantıya katılmayı beyan eden hak sahipleri, güvenli elektronik imzalarıyla sisteme giriş yapacaklardır (Tebliğ Md.10/1). Hak sahipleri, toplantıya katıldıklarında gündeme ilişkin görüşlerini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden yazılı veya sesli olarak iletebilirler. Toplantı başkanı, ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini belirttiğinde, elektronik ortamda katılan kişiler oylarını Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden kullanacaklardır. Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları, başkan tarafından karara eklenecektir (Tebliğ Md.10/2,3). Ayrıca, yönetim kurulu üyelerinden biri toplantı yapılması talebinde bulunmadığı takdirde, belirli bir konuda yazılı olarak sunulan öneri, üyeler tarafından Elektronik Toplantı Sisteminden güvenli elektronik imza ile onaylanabilir (Tebliğ Md.10/4).
Elektronik yönetim kurulu toplantısı Merkezi Kayıt Kuruluşu’nun e-YKS (Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi) üzerinden yapılabilmektedir. e-YKS, anonim ortaklık yönetim kurulu toplantılarının ve diğer sermaye şirketlerinin müdürler kurulu toplantılarının elektronik ortamda hukuken geçerli olarak yapılabilmesini sağlayan bir bilişim sistemidir. Bu sistem sayesinde, yönetim kurulu üyeleri dünyanın neresinde olursa olsun zaman ve mekandan bağımsız olarak toplantılara katılabilir ve kararlarını anında alıp elektronik olarak imzalayabilirler.
e-YKS, yönetim kurulu üyelerinin sadece toplantı anında görüşlerini iletip oylarını elektronik ortamda kullanabildikleri bir sistem olmanın ötesinde, isteyen şirketlerin tüm yönetim kurulu toplantı sürecini ve işlemlerini tek bir merkezden yapabilmesine imkan veren dinamik ve özgün bir bilişim sistemi olarak tasarlanmıştır. Şirketler, elektronik ortamda toplantı yapmaksızın sadece yönetim kurulu kararlarının elektronik olarak imzalanması sürecini de tercih edebilirler. e-YKS, şirketlerin kendi sistemlerinde barındırılacak olup, sisteme yalnızca güvenli elektronik imza ile giriş yapılabilir ve tüm bilgi ve belgeler şifreli olarak yüklenir.
Sonuç
Anonim şirketlerde yönetim kurulu tarafından temsil ve idare edilen toplantılar, hem fiziki ortamda hem de elektronik ortamda gerçekleştirilebilir. Ancak, elektronik ortamda toplantı yapılabilmesi için şirket esas sözleşmesinde, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’de belirtilen metnin aynen yer alması gerekmektedir. Ayrıca, şirketin bu amaca uygun bir internet sitesine sahip olması, elektronik ortam araçlarının etkin katılıma uygun olduğunu gösteren bir teknik raporla kanıtlanması ve bu raporun tescil ve ilan edilmesi şarttır. Bu koşullar sağlandıktan sonra, elektronik yönetim kurulu toplantılarına katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime sunulmalıdır. Toplantıya katılma talepnamesi, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalanarak şirketin KEP hesabına iletilmeli ve şirket, bu talepleri aldıktan sonra, talepte bulunan kişinin toplantıya erişimini sağlamak için gerekli tanımlamaları yaparak durumu hak sahibinin KEP hesabına bildirmelidir.